Как процесс внедрения ERP-системы в организации может помочь ей работать лучше

Обычно мы объясняем, что ERP системы помогут решить проблемы в бизнесе и облегчат работу. Но проблема в том, что просто купить ERP-систему и ожидать, что она будет внедрена сама или что компания, у которой вы приобрели систему, внедрит ее для вас, является ошибкой. Организации необходимо адаптировать свои рабочие процессы к системе, и поначалу это будет казаться дополнительной работой для и без того очень занятой команды. Но ERP системы это не только компьютерная программа, но и концепция управления организацией, реализация которой компьютеризирована.

Изменение фундаментальное — как интегрировать процессы организации в ERP-систему

Возьмем, к примеру, бизнес, который ведется «на бумаге», без структурированных бизнес-процессов, как это было принято годами и десятилетиями. В такой ситуации многое зависит от конкретных сотрудников на местах, и если человек вдруг уволится или заболеет, возникают трудности с перестройкой системы. Например, на складах некоторых предприятий часто есть сотрудники, которые просто знают, «где что лежит», и без присутствия этого человека поиск тех или иных товаров может занять много времени и причинить массу душевных страданий.

Итак, вы понимаете, что современному бизнесу необходимо единое информационное пространство, где будут работать все его сотрудники из всех команд, и где будет накапливаться история всей деятельности бизнеса. Если бизнес хочет выжить в условиях современного конкурентного рынка, он должен провести цифровую трансформацию, то есть переосмысление того, как вы работаете, для эффективной коммуникации с клиентами и для общего порядка, и все это за счет использования современных технологий и анализа данных.

Цель всех этих изменений проста — повысить эффективность организации: меньше тратить, больше зарабатывать и превзойти конкурентов. Для того, чтобы добиться этого, вы действительно должны инвестировать в обучение сотрудников, чтобы они прошли необходимый процесс обучения, ведь именно они день за днем ​​общаются с инвентарем и оборудованием и, что более важно, с клиентами.

Как мы адаптируем систему к организации?

Рано или поздно каждая компания задумывается о внедрении ERP системы, которая является одним из видов информационных систем. Только в действительно небольшой компании ERP может и не понадобиться, но средним и крупным организациям можно не сомневаться, им эта система очень нужна. Короче говоря, (Enterprise Resource Planning) ERP это система планирования и управления организационными ресурсами. Цель состоит в том, чтобы управлять всеми типами ресурсов: финансами, продуктами, клиентами и человеческими ресурсами.

Компании, которые начинают внедрять современную и надежную систему, обычно рассчитывают продолжать делать то, что они делали, и получать лучшие результаты. Но необходимо помнить, что система типа ERP эффективна только в том случае, если персонал и бизнес-процессы подходят для эффективности. Чем лучше организованы бизнес-процессы и деятельность команды, тем эффективнее будет ERP-система. Но если система хаотична и сотрудники не сотрудничают, сама она будет бесполезна и даже может усложнит жизнь.

Планирование внедрения системы

Прежде чем приступить к проекту внедрения ERP, компания должна определить свои цели на несколько лет вперед и подумать о том, как компания будет выглядеть в будущем. После этого важно оценить состояние компании на сегодняшний день. Составьте список того, что можно улучшить, просто изменив методы работы, реструктурировав бизнес-процессы, обучив персонал, повысив дисциплину или уделив больше внимания деталям.

Сотрудничество и обучение персонала

Системы ERP являются интегрированными системами, и одним из результатов внедрения является то, что отделы компании должны работать вместе для достижения целей проекта. Если связи между отделами нет - усвоение может занять гораздо больше времени. Важно, чтобы руководство и весь персонал понимали это заранее.

Обучение персонала иногда связано со стрессом сотрудников, которым внезапно приходится менять работу в незнакомой системе, и они поначалу допускают ошибки и попадают в неприятности. Лучший способ справиться с этим давлением — тщательная командная подготовка. Такое обучение должно охватывать не только работу внутри самой системы (на какую кнопку нажимать), но и более общие темы о новых рабочих процессах в организации. Даже если у вас есть консультант для реализации проекта